Politique de confidentialité

Qui sommes-nous

HolisBook est un outil de réservation pour les praticiens du soin et du bien-être : chaque praticien y a sa page, et ses clients y réservent leurs rendez-vous.

HolisBook est édité par HolisDev SRL, rue Toots Thielemans 15 boîte A, 1190 Forest, Belgique, numéro d'entreprise BE 1002.578.439.

HolisDev est responsable de ce qui se passe dans HolisBook : la réservation, les comptes, les e-mails, la sécurité, la conservation des données. Chaque praticien est responsable de ce qu'il fait des données de ses clients une fois qu'il les a reçues : dans son propre agenda, ses dossiers, ses échanges avec eux. Ce sont deux responsabilités distinctes : pour une question sur ce que fait un praticien de vos données, adressez-vous à lui.

Contact protection des données : rgpd@holisbook.com, ou par courrier à l'adresse ci-dessus.

Ce que nous ne faisons pas

• Nous ne vendons pas vos données, et nous ne les louons pas.
• Pas de publicité, pas de profilage, pas de décision automatisée à votre sujet.
• Pas de cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Nous ne suivons pas l'ouverture de nos e-mails ni les clics sur leurs liens.
• Nous n'utilisons pas vos données pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

Les données que nous traitons, et pourquoi

Si vous réservez un rendez-vous

Vous n'avez pas de mot de passe : votre adresse e-mail vous identifie. Une première réservation se confirme par un lien reçu par e-mail.

Le praticien chez qui vous réservez reçoit votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail, votre téléphone et les détails du rendez-vous, par e-mail et dans son espace HolisBook. Il ne voit rien de vos rendez-vous chez d'autres praticiens. S'il a relié son agenda Google à HolisBook, votre prénom, votre nom, votre téléphone et le rendez-vous sont aussi copiés dans un agenda « HolisBook » de son compte Google ; votre adresse e-mail n'y va pas. De même s'il a ajouté son lien d'agenda à un autre agenda (l'iPhone, Outlook) : voir « Le lien d'agenda des praticiens », plus bas. Ce qu'il fait ensuite de son agenda relève de sa responsabilité, comme ses autres dossiers.

Un rendez-vous peut en dire long sur votre santé. Réserver une séance chez un psychothérapeute, un sexologue ou un kinésiologue dit quelque chose de vous, et la loi protège ces informations plus strictement que les autres. C'est pourquoi, à votre première réservation d'une séance qui touche à la santé (nous le décidons pour chaque discipline, et un praticien peut aussi le demander pour l'une de ses séances), nous vous demandons votre accord explicite pour les traiter, d'un geste à part. Donné une fois, il vaut chez tous les praticiens. Sans lui, nous ne pouvons pas enregistrer de rendez-vous. Vous le retirez en fermant votre compte, depuis « Mon compte » : vos rendez-vous à venir sont alors annulés, les praticiens prévenus, et vos données effacées.

Si vous vous abonnez à la newsletter d'un praticien, d'un geste en réservant, ou depuis sa page sans réserver (votre prénom, votre nom et votre adresse, puis un clic dans l'e-mail que nous vous envoyons : sans lui, rien n'est enregistré, et le clic ouvre un compte à votre adresse s'il n'existait pas), il vous compte parmi ses abonnés, et peut vous écrire depuis sa propre messagerie pour annoncer un atelier ou de nouvelles dates. HolisBook n'envoie rien en son nom. Vous arrêtez quand vous voulez, d'un geste, dans « Mes réservations » ; par le lien qu'il met en bas de ses e-mails (vous y tapez votre adresse, nous vous envoyons un e-mail pour confirmer, seulement si elle est abonnée, puis un bouton vous retire de sa liste) ; ou en le lui demandant : il vous retire alors de sa liste. S'il a recopié votre adresse ailleurs, par exemple dans son propre outil de lettre d'information, c'est à lui de l'y effacer.

Le praticien peut exporter la liste de ses clients dans un fichier : le prénom, le nom, l'e-mail et le téléphone, si vous êtes abonné à sa newsletter et depuis quand, les dates et le nombre de vos séances chez lui, et leurs noms. Rien d'autre : ni motif, ni message, ni accord sur les données de santé. Qui a fermé son compte n'y est plus. Ce fichier quitte HolisBook : c'est le praticien qui en répond.

Si vous êtes praticien

Ce qui est public : votre page, vos prestations, vos lieux et vos créneaux libres. Votre adresse e-mail ne l'est jamais, sauf l'adresse de contact que vous choisissez d'afficher sur votre page : les questions des visiteurs vous sont relayées. Une fois votre page complète (une photo, une présentation et au moins une prestation qu'on peut réserver), les moteurs de recherche comme Google peuvent la référencer ; avant, elle leur demande de ne pas le faire.

Les photos de vos prestations et de vos ateliers sont publiques, comme votre page : sur leur page, en vignette sur la vôtre, et dans l'aperçu d'un lien partagé. Leur localisation et les autres informations cachées dans le fichier sont retirées au dépôt. Elles partent quand vous les retirez, avec la prestation ou l'atelier supprimé, et avec votre compte. Une personne qu'on y reconnaît doit avoir donné son accord (nos conditions) ; si ce n'est pas le cas, écrivez-nous, et nous la retirons.

Si vous abandonnez la création de votre page, tant qu'elle n'a jamais été complète et que personne n'a réservé chez vous ni ne s'est abonné à votre newsletter, elle est effacée tout de suite, avec vos lieux, vos prestations, vos photos, vos règles de réservation et la connexion à votre agenda, sans attendre les 30 jours d'un compte fermé. Votre compte reste, avec vos réservations chez d'autres praticiens.

Pour vous aider à démarrer, nous voyons où en est la création de votre page, et nous pouvons vous écrire, à votre adresse de contact ou à défaut à celle de votre compte, pour vous proposer notre aide. Seulement à propos de votre page, jamais pour de la publicité ; dites-nous si vous préférez que nous ne le fassions pas. Nous comptons aussi les pages, les inscriptions et les rendez-vous, sans le nom d'aucun client, pour savoir comment HolisBook est utilisé. C'est notre intérêt légitime : faire fonctionner HolisBook.

Si un praticien note votre rendez-vous pour vous

Un rendez-vous pris par téléphone, le praticien peut le noter lui-même dans HolisBook. C'est alors lui qui en est responsable : nous l'enregistrons pour son compte, et c'est à lui de vous demander votre accord quand la loi l'exige, notamment pour un rendez-vous qui touche à votre santé. Nous gardons ce qu'il a noté : votre prénom, votre nom, votre téléphone s'il le connaît, et le rendez-vous.

Sans adresse e-mail, nous ne vous envoyons rien, et votre fiche n'est visible que par ce praticien, qui peut corriger votre nom et votre téléphone. Avec une adresse, notée tout de suite ou plus tard, vous recevez la confirmation et le rappel, comme pour une réservation en ligne, sauf si le praticien choisit de ne rien vous envoyer ; le rendez-vous rejoint votre compte HolisBook à cette adresse, ouvert pour l'occasion s'il n'existait pas, et c'est vous qui tenez ensuite vos coordonnées à jour.

Si vous aviez réservé sur l'ancien site HolisBook

HolisBook existait déjà, sous une forme plus ancienne. Si vous y aviez un rendez-vous confirmé chez un praticien qui nous a rejoints, nous l'avons repris pour lui, avec votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail et votre téléphone. C'est le praticien qui en est responsable, comme d'un rendez-vous qu'il note lui-même (voir ci-dessus). Votre date de naissance, que l'ancien site demandait, n'a pas été reprise, ni vos rendez-vous annulés ou refusés ; sans rendez-vous confirmé, rien de vous n'a été repris.

Nous ne vous avons rien envoyé. Ces rendez-vous se retrouvent dans « Mes réservations », en vous connectant avec la même adresse, et partent 3 ans après leur date, comme les autres.

Si vous étiez inscrit à une newsletter sur holisdev.com

Avant HolisBook, certains praticiens tenaient leur newsletter sur holisdev.com, un site de HolisDev. Si vous vous y étiez inscrit, nous avons repris votre inscription dans HolisBook, chez le même praticien, avec votre adresse e-mail et la date de votre inscription, rien d'autre (la liste ne contenait pas votre nom). Un compte a été ouvert à votre adresse pour la porter.

Nous ne vous avons rien envoyé. Le praticien vous compte parmi ses abonnés, comme si vous vous étiez abonné depuis sa page, et vous arrêtez de la même façon (voir plus haut). Si vous vous en étiez déjà retiré dans HolisBook, nous ne vous avons pas réinscrit.

Si vous posez une question à un praticien

Votre message lui est transmis par e-mail, avec votre adresse pour qu'il puisse vous répondre. Nous ne conservons pas le message. Nous gardons seulement votre adresse et la date de l'envoi, pour limiter le nombre de questions et empêcher les abus.

Base légale : le service que vous demandez, et notre intérêt légitime à empêcher les abus.

Si vous signalez une page

Nous conservons le motif, les précisions que vous donnez et, si vous la donnez, votre adresse e-mail, pour examiner le signalement et vous répondre : un e-mail pour dire que nous l'avons reçu, un autre pour dire ce que nous en avons fait. Le praticien concerné ne reçoit jamais votre adresse.

Base légale : notre intérêt légitime, et nos obligations d'hébergeur, à retirer les contenus trompeurs ou illicites.

Si vous nous faites une suggestion

Depuis votre compte, vous pouvez nous suggérer une idée. Nous gardons son texte, sa date, votre compte, et à quel titre vous l'avez écrite (praticien ou client), pour vous répondre et choisir ce que nous ferons ensuite. Elle nous arrive aussi par e-mail, avec votre adresse pour que nous puissions vous répondre.

Base légale : notre intérêt légitime à améliorer HolisBook.

Si vous créez une clé d'accès

Une clé d'accès vous connecte d'un geste, sans attendre de code par e-mail. Votre empreinte, votre visage ou le code de votre téléphone ne quittent jamais votre appareil : c'est lui qui les vérifie, et nous ne recevons qu'une signature.

Retirer une clé, depuis « Clés d'accès », l'efface chez nous ; quand votre navigateur le permet, nous lui demandons aussi de l'oublier. Fermer votre compte efface toutes vos clés.

Pour tout le monde : la sécurité

• Les codes de connexion et les liens que nous envoyons par e-mail sont enregistrés sous une forme brouillée par une clé secrète (« hachés »), jamais en clair.
• Les limites d'envoi : nous comptons les codes et les e-mails envoyés à chaque adresse, pour qu'on ne puisse pas harceler quelqu'un en tapant son adresse en boucle.
• La protection contre les robots : les formulaires ouverts à tous (demande de code, question, signalement, réservation) sont protégés par Cloudflare Turnstile, qui analyse des informations techniques de votre navigateur, dont votre adresse IP, pour distinguer une personne d'un robot.
• Les journaux techniques de l'hébergeur (adresse IP, navigateur, page demandée, heure), qui servent à corriger les pannes.

Base légale : notre intérêt légitime à protéger le service et les personnes qui l'utilisent.

Le pays de votre connexion, que notre hébergeur déduit de votre adresse IP, préremplit l'indicatif d'un numéro de téléphone et le pays d'une adresse. Rien de plus : il n'est jamais enregistré. Base légale : notre intérêt légitime à vous éviter une saisie.

L'agenda Google des praticiens

Un praticien peut relier son agenda Google à HolisBook, pour que personne ne réserve un créneau où il est déjà pris. C'est facultatif.

Ce que HolisBook lit : les plages « occupé » des agendas que le praticien choisit (par exemple « occupé de 14 h à 15 h »), et la liste de ses agendas, leurs noms seulement, pour qu'il choisisse. HolisBook ne voit ni le titre, ni le contenu, ni les participants de ses rendez-vous.

Ce que HolisBook écrit : les rendez-vous et les demandes à valider du praticien, dans un agenda « HolisBook » créé à cet effet dans son compte Google : le prénom, le nom et le téléphone du client, la prestation, le lieu et l'heure, jamais l'adresse e-mail du client. Nous ne touchons à aucun autre agenda. Ces copies restent dans l'agenda du praticien après le rendez-vous, comme dans tout agenda ; si un client supprime son compte, son nom et son téléphone en sont retirés. HolisBook y écrit aussi les ateliers du praticien : leur nom, le lieu, l'heure et le nombre d'inscrits, sans le nom d'aucun participant.

Ce que nous gardons : les plages occupées à venir, remplacées à chaque lecture, toutes les 15 minutes environ ; si l'autorisation est retirée, les dernières lues, jusqu'à ce que le praticien relie de nouveau ou délie son agenda. Et l'autorisation donnée par Google, chiffrée. Le tout est effacé quand le praticien délie son agenda ; l'agenda « HolisBook » est alors supprimé de son compte Google.

Ce que nous n'en faisons pas : ces données servent uniquement à calculer les créneaux libres et à tenir l'agenda « HolisBook » à jour. Elles ne sont ni vendues, ni transmises, ni utilisées pour de la publicité ou pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, et personne chez nous ne les lit.

L'utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google par HolisBook respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'utilisation limitée (« Limited Use »).

Le praticien peut aussi retirer l'accès depuis son compte Google, à tout moment.

Le lien d'agenda des praticiens

Un praticien qui n'utilise pas Google Agenda (l'agenda de l'iPhone ou du Mac, Outlook, un autre) peut ajouter à son agenda un lien personnel que HolisBook lui donne. C'est facultatif.

Ce que le lien contient : ce qu'écrit l'agenda « HolisBook » de Google, ci-dessus : les rendez-vous et les demandes à valider du praticien, avec le prénom, le nom et le téléphone du client, la prestation, le lieu et l'heure, et ses ateliers, sans le nom d'aucun participant ; ceux des trois derniers mois et ceux à venir. Jamais l'adresse e-mail du client.

Qui le lit : l'agenda que le praticien a choisi. Selon l'agenda, c'est son téléphone, ou les serveurs de son fournisseur (Apple, Microsoft, Google ou un autre), qui le relisent, à leur rythme. HolisBook ne voit rien de cet agenda : dans ce sens-là, rien ne passe.

Un lien secret : qui l'a peut lire ces rendez-vous. Le praticien peut le changer (l'ancien cesse aussitôt de marcher) ou l'arrêter, à tout moment, dans « Mon agenda ». Il cesse aussi de marcher quand le praticien ferme son compte. Nous gardons seulement la clé du lien, tant qu'il est actif.

Nos sous-traitants

Ces sociétés traitent des données pour notre compte, sous contrat, et seulement pour le service décrit.

Quatre de ces sociétés sont américaines. Même quand vos données restent en Europe, elles restent soumises au droit américain. L'accord de chacune avec nous reprend les clauses contractuelles types de la Commission européenne, qui encadrent ces transferts.

Ce qu'ils gardent de leur côté : Resend garde une copie de chaque e-mail envoyé pendant 30 jours, puis l'efface, et nos e-mails parlent de vos rendez-vous. Neon garde de quoi restaurer la base après un incident pendant 7 jours au plus : une donnée effacée y reste jusqu'au bout de ce délai. Vercel garde ses journaux techniques 1 jour au plus.

Combien de temps nous gardons vos données

Cookies

HolisBook ne dépose que des cookies nécessaires à son fonctionnement. Ils ne demandent donc pas votre accord.

Vos droits

Vous pouvez à tout moment :

• savoir quelles données nous avons sur vous, et en recevoir une copie ;
• les faire corriger ;
• les faire effacer ;
• limiter leur utilisation, ou vous y opposer quand elle repose sur notre intérêt légitime ;
• les recevoir dans un format lisible par une machine, pour les transmettre ailleurs ;
• retirer un accord que vous avez donné.

Depuis « Mon compte », vous pouvez télécharger toutes vos données, et fermer votre compte, ou seulement votre page de praticien. C'est définitif : vos rendez-vous à venir sont annulés tout de suite, et vos données supprimées 30 jours plus tard (une page fermée seule, tout de suite). Les rendez-vous passés restent chez le praticien, sans votre nom ni vos coordonnées.

Pour le reste, écrivez-nous à rgpd@holisbook.com, depuis l'adresse e-mail que vous utilisez sur HolisBook. C'est elle qui prouve que la demande vient de vous : nous ne vous demanderons une pièce d'identité qu'en cas de doute sérieux. Nous répondons dans le mois.

Vous pouvez aussi porter plainte auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be.

Les enfants

Il faut avoir 16 ans pour réserver. Le rendez-vous d'un enfant plus jeune se prend par un parent ou un tuteur, chez un praticien qui accueille les mineurs. Nous n'enregistrons alors, pour l'enfant, que son prénom et son nom.

Si cette politique change

Nous datons chaque version, et la version en vigueur est toujours celle de cette page. Si un changement touche à ce que nous faisons de vos données, les praticiens en sont prévenus par e-mail avant qu'il s'applique.

Version du 6 octobre 2026.